Communicatie Afspraken

Vrijwilligers zetten zich in voor de vereniging en willen uit dien hoofde bereikbaar zijn voor collega- vrijwilligers en leden. Een contactpagina dient te voorzien in een makkelijke, snelle methode om contactgegevens op te zoeken en/of op een makkelijke manier te kunnen communiceren.

Als het gaat om communicatie dan is het wel erg belangrijk dat we ons realiseren dat vrijwilligers niet te pas en te onpas op ieder willekeurig moment bereikbaar kunnen zijn voor de vereniging. Iedereen heeft immers zijn of haar verplichtingen! Daarnaast is het zo dat een vrijwilliger voor een bepaalde taak staat en hierover vragen moet kunnen beantwoorden.

Middels deze contactpagina worden communicatiegegevens ontsloten, waarmee we enerzijds de bereikbaarheid willen vergroten, maar anderzijds vooral ook afspraken maken over hoe  we met elkaar communiceren. Deze afspraken hebben we vast gelegd middels een aantal centrale regels.

Afspraken omtrent gebruik telefoonnummers en mailadressen:

Uitgangspunt:

Als er geen grote urgentie is voor dit moment, maak dan gebruik van mail of het contactformulier. Je hoeft dan de betreffende persoon niet te storen tijdens dagelijkse bezigheden en stelt de ontvanger in de gelegenheid om te antwoorden op een moment dit hem/haar goed uitkomt. Onderling maken we de afspraak dat er altijd binnen uiterlijk 2 dagen wordt gereageerd.

Telefoonverkeer:

  • Bel alleen in geval van echte urgentie, zodat de vrijwilliger niet te pas en te onpas wordt gestoord. Indien er geen urgentie is voor dat specifieke moment, gebruik dan de mail of het contactformulier.
  • Bel bij voorkeur op tijdstippen dat verwacht mag worden dan vrijwilligers ook daadwerkelijk bereikbaar kunnen/willen zijn en hanteer daarbij fatsoenlijke  uitgangspunten. Bel bijvoorbeeld niet tijdens etenstijd of na 22.00 uur.
  • Als iemand je telefoonoproep niet beantwoordt dan is daar een reden voor, ongeacht welke reden dit is! Spreek duidelijk en beknopt de voicemail in, laat een naam en telefoonnummer achter!  Ga er dan vanuit de betreffende persoon in kwestie terugbelt zodra dit hem/haar uitkomt.

Mailverkeer:

Stuur een mail aan de betrokkenen die je wilt bereiken en neem daarbij de volgende regels in acht

  • Richt de mail alleen aan diegene(n) van wie je verwacht dat deze ontvanger(s) naar aanleiding van de inhoud iets zullen/moeten ondernemen.
  • Richt de mail aan de juiste betrokkenen en houdt daarbij rekening met de functies van de geadresseerden. Voorkom dat er teveel mensen bij een mail betrokken worden, benader alleen die mensen die qua functie rechtstreeks met het onderwerp te maken hebben.
  • Gebruik de cc alleen naar die ontvangers waarvan je wilt dat deze het bericht alleen lezen maar niet hoeven te beantwoorden. 
  • Treedt niet te snel buiten je eigen commissie, maar zoek altijd eerst de naast hogere functionaris op. Kom je er binnen je eigen commissie niet uit dan kun je nog altijd terecht bij het commissiehoofd of het bestuurslid dat voor de portefeuille verantwoordelijk is. Denk hierbij wel na over welke functionarissen van andere commissies bij de problematiek betrokken zijn.
  • Neem in CC, indien nodig, het hoofd van de commissie mee, zodat er altijd vanuit het vakgebied iemand overkoepelend mee leest.