Samenvatting themasessie vrijwilligersbeleid

Maandagavond 6 maart vond de tweede themasessie plaats waarbij het bestuur in gesprek is gegaan met vrijwilligers welke zich voor deze avond hadden opgegeven. Het onderwerp van deze avond was ‘vrijwilligersbeleid’. 

Resultaten enquête

Voorzitter Bart Joosten begon met het presenteren van enkele resultaten van een onderzoek, wat onlangs is uitgevoerd door een groep studenten. Deze hebben middels een enquête en enkele diepte-interviews, in beeld gebracht hoe Wittenhorst er op het gebied van vrijwilligers voorstaat. Vergeleken met de landelijke tendens doen we het goed: onze vrijwilligers zijn in groten getale tevreden tot zeer tevreden met de manier waarop met hen wordt omgegaan en hoe de club hen waardeert. Ook zijn leden en vrijwilligers over het algemeen (meer dan) tevreden over de zichtbaarheid en het functioneren van het bestuur. Een enkeling is dit niet; het zou mooi zijn om met hen in gesprek te kunnen gaan om te weten te komen waar deze beoordeling vandaan komt en wat er gedaan zou kunnen worden om e.e.a. te optimaliseren. We zien dat we bijna 1000 leden hebben en wat de verdeling is qua man/vrouw en leeftijdscategorie. Duidelijk hierin is dat we veel mannen in ons ledenbestand hebben. 

Ontwikkelingen

Bart Joosten vertelt over de ontwikkelingen van de laatste jaren, zoals het opstellen van een vrijwilligersbeleid door de vrijwilligerscommissie, waarin met name de zes b’s (bezinnen, binnenhalen, begeleiden, belonen, behouden beëindigen) centraal staan. De afgelopen jaren is het zichtbaar waarderen van vrijwilligers binnen Wittenhorst vooruitgegaan, middels een attentie tijdens de Dag van de Vrijwilliger en een heuse vrijwilligersavond bij het Parkhotel. Ook worden jubilerende vrijwilligers in het zonnetje gezet. Daarnaast wordt er actiever aan de voorkant geworven: bij het aanmelden van een nieuw lid wordt ouders de vraag gesteld of de club hen mag benaderen om in gesprek te gaan voor een vrijwilligersrol.

Er wordt een idee geopperd om twee keer per jaar met ouders van nieuwe leden om de tafel te gaan om vacatures of incidenteel vrijwilligerswerk onder de aandacht te brengen.

Incidenteel vrijwilligerswerk

Ondanks dat de club het aantal vrijwilligers afgelopen jaar zag toenemen met zo’n 15 mensen, merken we dat het steeds lastiger wordt om vrijwilligers te werven. Enerzijds is het niet voor iedereen weggelegd om een training te geven of een wedstrijd te coachen, anderzijds hebben we gemerkt dat persoonlijke benadering mensen vaak over de streep trekt om toch iets te gaan doen binnen de club. Daarnaast heerst er wel eens het beeld dat vrijwilligerswerk meerdere uren per week omvangt, terwijl we met incidenteel vrijwilligerswerk van enkele uren per seizoen ook al heel blij zouden zijn.

Cultuur

We kijken naar verenigingen om ons heen, waar het bij de cultuur van de club hoort dat wordt verwacht dat leden en ouders van leden bij het aanmelden een tegenprestatie leveren voor de club. Denk hierbij aan het draaien van bardiensten, het begeleiden van een team of het meedraaien met een commissie. We merken dat we als Wittenhorst zijnde wat dat betreft de lat laag hebben gelegd voor onze leden en ouders, waarbij we weinig tot niets als tegenprestatie verwachten. Onze leden beschikken immers over prima faciliteiten op de club. Nog niet zo heel lang geleden was het meer regel dan uitzondering dan ouders zich (incidenteel) inzetten voor de club. Dit was onderdeel van de clubcultuur. Het idee wordt geopperd om dit weer te gaan implementeren. We kunnen hiermee vooral incidentele taken uit handen nemen van mensen die zich al relatief veel voor de club inzetten.

Voorbeeld:

Een bepaald team of ouders van een elftal/leeftijdscategorie wordt gekoppeld aan bepaalde activiteit, die wordt aangestuurd door een vrijwilliger/coördinator van de club. Van een jeugdcategorie wordt verwacht dat men bijv. de oliebollen rondbrengt tijdens de oliebollenactie, van de ene groep ouders verlangen we dat men tijdens de seizoensopening helpt met allerlei hand- en spandiensten en van de andere groep ouders verwachten we ondersteuning bij de tassencontrole aan het eind van het seizoen.

Er worden meer ideeën besproken. Senioren zijn nu gekoppeld aan een jeugdteam voor het fluiten van wedstrijden, dit zouden we kunnen uitbreiden naar het geven van een training, mocht het niet lukken om het kader voor een bepaald team rond te krijgen. Dit laatste wordt een steeds lastigere opgave, omdat lang niet iedere ouder feeling heeft met voetbal, waardoor vaak wordt teruggegrepen op de ouders of vrijwilligers die al langere tijd iets voor de club doen.

Vacatures

Wittenhorst is weliswaar een voetbalclub, maar heeft ook veel niet-voetbal gerelateerde functies en dus vacatures. Denk aan vacatures op het gebied van organisatorische zaken, zoals een (assistent)coördinator. Daarnaast zoeken we ook mensen met een commerciële achtergrond of mensen die hier feeling mee hebben. We kunnen enerzijds proberen te werven buiten de vereniging, omdat mensen wellicht geen beeld hebben bij welke functies er binnen een voetbalvereniging allemaal zijn. Anderzijds hebben we niet in beeld welke studies/werkzaamheden onze oudste jeugdleden en voetballende senioren volgen, alsmede die van ouders van jeugdspelers. Hier valt winst te behalen door dit aan de voorkant in beeld te brengen om vervolgens mensen te kunnen benaderen.

Apps

Het incidentele vrijwilligerswerk kan ook digitaal verzameld worden middels een programma of app. Er worden ideeën geopperd als taakie.nl en club.vrijwilligers. Dit laatste is een tool om functies binnen de club meer in taken om te zetten. Deze taken kun je dan uitzetten waar ouders/anderen op kunnen reageren. Het doel hiervan is om mensen in functie te ontlasten en hierdoor iedereen minder snel aan zijn/haar vrijwilligerstax zit en met meer plezier bij de club betrokken blijft.

In gesprek

Ook hebben we besproken wat we kunnen doen vrijwilligers die (denken aan) stoppen met hun huidige functie. Als we deze mensen kunnen benaderen om een gesprek te voeren over wat de reden is tot stoppen, kunnen we hen wellicht overtuigen om toch door te gaan door ze meer te ondersteunen of kijken of ze al dan niet in een andere functie verder zouden willen. Hierover is afgesproken dat allereerst de directe verantwoordelijke met deze vrijwilliger in gesprek gaat. Zo gaat een coördinator in gesprek met de trainer/leider van de JO19-2. Als uit dit gesprek komt dat de vrijwilliger gaat stoppen met deze functie, komt de vrijwilligerscommissie in beeld om met deze vrijwilliger in gesprek te gaan om te kijken of een andere functie binnen de club passend is.

Ten slotte is afgesproken dat we aan het einde van het seizoen nogmaals met een afvaardiging bij elkaar zitten om enkele besproken ideeën om te zetten in concrete actiepunten voor de toekomst. Bij sommige afdelingen is de nood namelijk hoog en zullen er op korte termijn extra handjes moeten komen om de druk te verlagen en de taken te verdelen. 

Mochten er vragen zijn n.a.v. deze samenvatting of mocht je interesse hebben in vrijwilligerswerk voor de club, stuur dan eens een berichtje naar de vrijwilligerscommissie: vrijwilligers@rksv-wittenhorst.nl.